Merel IJsbrandy (Kasteel Duivenvoorde): ‘Meer overzicht, meer controle’

‘Duivenvoorde’ in het Zuid-Hollandse Voorschoten is een schitterend ensemble van landgoed, kasteel en park met wortels die teruggaan tot in de vroege 13e eeuw. Museum, landgoedbeheer en locatieverhuur vormen de kernactiviteiten om dit enorme project te exploiteren, vormgegeven in een ANBI-stichting en aangestuurd door een klein, maar hecht team, ondersteund door ruim 120 vrijwilligers. We spraken met Merel IJsbrandy, Hoofd Bedrijfsvoering, over de uitdagingen van cultuurbehoud in tijden van pandemie. 

Duivenvoorde is een parel in Hollands groene hart: het beslaat een gebied van ruim 260 hectare weidegrond, bos en park in een sterk verstedelijkt gebied. Gelegen tussen de duinen in het westen en het polderlandschap in het oosten, is het gebied cultuurhistorisch en ecologisch van groot belang voor de Randstad.

Duivenvoorde kent een bijzondere bewonersgeschiedenis. Het landgoed en kasteel zijn namelijk altijd in familiebezit gebleven. Acht eeuwen lang was Duivenvoorde via vererving in eigendom van de families Van Wassenaer (dertiende-achttiende eeuw), Steengracht (negentiende eeuw) en Schimmelpenninck van der Oije (twintigste eeuw). Acht eeuwen bewonersgeschiedenis is nog tastbaar aanwezig. In 1960 bracht de laatste eigenares, Ludolphine Henriëtte barones Schimmelpenninck van der Oije, Duivenvoorde onder in een stichting. Met als doel het behoud van het kasteel met inboedel en landgoed als levend cultuur- en natuurmonument. De openstelling voor het publiek – sinds 1963 – speelt hierin een centrale rol. De kernactiviteiten van Stichting Duivenvoorde – landgoedbeheer, museum en locatieverhuur – zijn hard nodig om de kosten van onderhoud van zo’n enorm ensemble jaarlijks op te brengen. Daarover spraken we met kunsthistorica ‘van huis uit’ Merel IJsbrandy, Hoofd Bedrijfsvoering van Duivenvoorde.

Duivenvoorde lijkt ons een flinke klus – to say the least – om met een relatief klein team te klaren. Wat is jouw rol als Hoofd Bedrijfsvoering: waarschijnlijk het spreekwoordelijke schaap met de vijf poten? 

Merel: ‘Dat beeld herken ik wel. Ik houd me in de praktijk bezig met facilitaire zaken, onderhoud, de vrijwilligerscoördinatie, inkoop, deels personeelsaangelegenheden en de volledige logistieke openstelling van het museum in het museumseizoen. O ja, ICT ook: als er een storing is, moet ik het zelf regelen.

Duivenvoorde kent inderdaad heel veel aspecten om aan te sturen en dat is met een kleine staf van 4.2 fte een behoorlijke kluif. Ik zeg het vaak zo: het voordeel is dat je alles zelf mag doen en het nadeel is dat je zelf alles moet doen. Je bent overal bij betrokken; je hebt elkaar als team echt hard nodig.’

Om jullie kernteam zit een indrukwekkende schil aan vrijwilligers.

Merel: ‘Het zijn er bijna 120. Geen overbodige luxe voor een landgoed van 262 hectare, geloof me. Sommigen helpen een paar keer per jaar bij grotere evenementen (Dag van het Kasteel, Open Monumenten Dag of concerten), maar een groot deel is minimaal een dagdeel per week bij Duivenvoorde betrokken. Zo hebben we een enthousiaste ploeg in het groenonderhoud voor maaien, wieden en snoeien en ook ondersteuning in de catering, de winkel, de rondleidingen binnen en buiten worden door vrijwilligers verzorgd. Voor het onderhoud van het kasteel zelf is een aparte klusgroep actief. Ik doe alle intakes en de administratie eromheen. De dagelijkse aansturing hebben we binnen het team verdeeld.’

Wat is het profiel van ‘de’ Duivenvoorde-vrijwilliger? 

Merel: ‘Heel uiteenlopend, daar verbaas ik me nog altijd zeer positief over. We hebben een grote groep relatief jonge mensen die met (pre)pensioen zijn gegaan of mensen die nog volop in het werk zitten maar graag 1 of 2 dagen per week graag iets heel anders willen doen, bijvoorbeeld onze buitenvrijwilligers. Of mensen die al hun hele leven vrijwilligerswerk gedaan hebben.

Bij de gidsen in ons museum zien we ook zo’n gevarieerd beeld: vaak academici, juristen, maar ook medisch geschoolden. Soms mensen die aan het einde van hun carrière denken: ik had eigenlijk graag kunstgeschiedenis willen studeren!

Als je toch een gemeenschappelijk kenmerk zou moeten noemen, dan is het dat iedereen zich zeer betrokken bij en verbonden voelt met ‘Duivenvoorde’. Voor een aantal is het jeugdsentiment. Sommigen zeggen: ‘als jong meisje kwam ik hier met opa en oma wandelen in de tuin, in de tijd dat het kasteel nog niet voor publiek geopend was’.’

Een kostbaar monument onderhouden vraagt veel geld. Hoe doet jullie stichting dat?

Merel: ‘We hebben 23 rijks- en gemeentemonumenten op het landgoed, zoals het kasteel, een boothuis maar ook boerderijen en een werkschuur. Deze monumenten, het groen en alle collectie in het huis zelf moeten allemaal onderhouden worden voor latere generaties. Om dat te kunnen financieren is de stichting aangewezen op eigen inkomsten. Helaas ontvangen wij geen enkele structurele subsidies van Rijk, Gemeente of andere instellingen. Voor verschillende onderdelen vragen we apart fondsen aan, vaak op projectmatige basis. Zestig procent van onze inkomsten komt uit pacht, erfpacht en verhuur. Op landgoed Duivenvoorde zijn 2 melkveehouderijen, 10 tuinders, 2 horecagelegenheden en hebben we een aantal volkstuinen. Veertig procent van onze inkomsten komt uit kasteel, museum en verhuur voor feesten en zakelijke events.

Slechts een bescheiden deel komt uit ons museum – geopend van maart tot oktober – , maar dat is wel een heel belangrijk visitekaartje voor ons. Dat verklaart waarom er in uitvoering en energie veel in het kasteel gaat zitten.’

Wat zijn aanvullende inkomstenbronnen?

Merel: ‘Gelukkig is onze kring Vrienden van Duivenvoorde het afgelopen jaar behoorlijk gestegen. Deze inkomsten hebben we hard nodig en mensen vinden het ook erg leuk om vrienden te worden, zij genieten van verschillende speciale voordelen. Daarnaast ontwikkelen wij ook passende nieuwe verdienmodellen. Zoals het onlangs gestarte project ‘Vier het leven met een boom’. Mensen kunnen een boom adopteren op het landgoed om bijvoorbeeld de geboorte, een huwelijk of iets bijzonders te vieren of een overledene te gedenken. Dit blijkt een succesvol project te zijn. Samen met de directeur verzorg ik de fondsaanvragen en dat is afgelopen jaar gelukkig goed gegaan ondanks corona. Dit gaat vaak om projectmatige zaken waarbij we altijd verbeteringen aanbrengen zodat met behulp van de fondsen meer inkomsten gegenereerd kunnen worden. Bijvoorbeeld hebben we recent tweemaal een bijdrage ontvangen vanuit het Kickstart Cultuurfonds in het kader van de pandemie. Hiermee hebben we audiotours kunnen ontwikkelen en nog leuker een tent mogen aanschaffen zodat we dit seizoen concerten, lezingen, zomerdiners en wellicht ook feesten voor jullie lezers buiten in de kasteeltuin kunnen laten plaatsvinden. Een specifieke subsidie hebben wij recent binnengehaald van het Mondriaan Fonds, waardoor we twee jaar lang een junior conservator voor ons museum kunnen inzetten.

Wij zitten in veel samenwerkingsverbanden, zowel regionaal zoals het Nationaal Park Hollandse Duinen en ook op landelijk niveau zoals Topkastelen Nederland of natuurlijk de Nederlandse Museumvereniging.

De olifant in de kamer is genoemd: de pandemie moet ook op jullie een enorme uitwerking gehad hebben. Geen publiek, geen verhuur

Merel: ‘Ook zonder corona is het voor ons als ANBI-stichting elk jaar weer een hele opdracht om de eindjes aan elkaar te knopen. Het is een open deur te zeggen dat de pandemie een enorme klap voor ons is. Zo hebben we alle contracten van ingehuurde zzp’ers moeten beëindigen. Ook de sollicitatiegesprekken, maart 2020, voor de vacature Hoofd Commerciële Zaken, die wij hard nodig hebben, moesten we helaas stopzetten. Dat geeft natuurlijk heel veel extra druk op ons kleine team, zeker omdat niemand nog weet hoelang alles gaat duren.

Gelukkig is er ook een positieve kant aan het verhaal. We zijn heel blij dat we voor een belangrijk deel ook níet afhankelijk zijn van publieksinkomsten, al zitten er onder onze pachters ook twee horecaondernemers die het loodzwaar hebben.

De normale museumopening van jullie seizoen eind maart

Merel: ‘Kunnen we uiteraard vergeten. We hopen, zoals heel Nederland, dat we in elk geval tegen de zomer weer enigszins normaal kunnen gaan draaien. En bij een versoepeling verwachten wij overigens niet direct busladingen met ouderen hier voor de deur.

Het voorjaar staat bij ons helemaal in het teken van de voorbereidingen van de opening. Denk aan onderhoud, zo wordt nu de buitenkant van het kasteel geschilderd,  – de steigers moeten weg zijn als de bezoekers komen – en de grote voorjaarsschoonmaak. Dat doen we hier letterlijk ‘by the book’: de in Engeland gehanteerde regels van Good Houskeeping, de vuistdikke handleiding van de National Trust om oude huizen en interieurs verantwoord schoon te maken. Dat gebeurt dus in de eerste maanden van het jaar als we kamer voor kamer alles minutieus onder handen nemen. Dat is echt wel nodig, want dit is een echt oud kasteel met een hele bijzondere collectie, met vleermuizen, vliegen en muizen. En een zolder, waar we ons depot hebben: die moet je afdekken als er – zoals deze winter gebeurde – sneeuw komt’.

Hoe hebben jullie in het museum het afgelopen corona-jaar ingespeeld op het ‘nieuwe normaal’?

Merel: ‘We hebben een grote omslag gemaakt. Pre-corona bezochten bezoekers het kasteel onder leiding van een gids met een groep van maximaal twintig personen. Dat hebben we bij de start van de crisis – mede door de smalle door- en opgangen – moeten terugbrengen naar vier mensen per rondleiding. Dat levert natuurlijk niets op: dan weegt de organisatie en de inzet van vrijwilligers niet op tegen de opbrengsten. Dat concept hebben we deels losgelaten; we zijn in de winter bezig geweest om de genoemde audiotours te maken voor individueel gebruik. De tours zijn vanaf opening beschikbaar in het Nederlands en Engels en we hebben een speciale familietour voor kinderen ontwikkeld. Daarnaast blijven we de traditionele exclusieve rondleiding gewoon aanbieden. Met de audiotour is een bezoek veilig, de 1,5 meter afstand is geen probleem en we boren ook nieuwe doelgroepen aan.

Met zo’n brede en complexe bedrijfsvoering in een klein team is overzicht en controle essentieel. Is dat de reden dat jullie ongeveer een jaar geleden voor jullie administratieve backoffice zijn overgestapt naar Orchestra?

Merel: ‘Voorheen was onze administratie belegd bij een rentmeester. Voor het (erf)pachtdeel is dat ook logisch. Om verschillende redenen zijn we overgestapt naar Orchestra. Wij hebben nu een helder en accuraat inzicht in de financiële administratie en kunnen nu op elk gewenst moment een actueel overzicht van alle inkomsten en uitgaven. Het (erf)pachtdeel is nog steeds in beheer bij de rentmeester. Deze stap naar inzicht en controle was hard nodig. Verschillende mensen bij ons hebben toegang tot My Orchestra. Daardoor hebben wij het vierogen-principe in de praktijk nu heel goed ingeregeld.’

‘De samenwerking met Orchestra heeft ons veel rust en overzicht gebracht met name omdat zij veel kennis en ervaring hebben in het begeleiden, het beheer en de administratie van stichtingen zoals Duivenvoorde. Wij hebben nu meer controle over onze financiën en zitten daardoor zelf aan het stuur en kunnen tijdig corrigeren als dat nodig is.’

Meer informatie: www.kasteelduivenvoorde.nl

Kerngegevens Stichting Duivenvoorde

RSIN 002985044
KvK 41165929
Stichting Duivenvoorde heeft de ANBI-status.

Kasteel Duivenvoorde is aangesloten bij:

– Hollands Buiten: Lees meer

– Nederlandse Landgoederen: Lees meer

– stichting Kastelen, historische Buitenplaatsen en landgoederen: Lees meer

– Topkastelen: Lees meer

Fondsen en subsidiegevers die Stichting Duivenvoorde steunen of gesteund hebben zijn o.a.:

Europa/EFRO, Holland Rijnland, Provincie Zuid-Holland, BankGiroLoterij, VSBfonds, Prins Bernhard Cultuurfonds, Fonds 1818, Vereniging Rembrandt, Bouwfonds Cultuurfonds, Rabobank Stimuleringsfonds, ’t Nut Voorschoten, Ondernemersvereniging Voorschoten, Gemeente Voorschoten, Gemeente Wassenaar, Gravin Van Bylandt Stichting, SNS Reaalfonds, Jacoba van Wassenaar fonds, Thurkowfonds, De Frans Mortelmansstichting, J.E. Jurriaanse Stichting, De Gijselaar-Hintzenfonds, Hendrik Mullerfonds, Stichting der Heerlijkheden Oosterland, Sirjansland en Oosterstein, Stichting Fonds A.H. Martens van Sevenhoven, Kickstart Cultuurfonds, Mondriaanfonds.

Raad & daad

Wilt u weten wat Orchestra voor uw ideële organisatie (goed doel, vermogensfonds of culturele instelling) kan besparen in geld en menskracht, waardoor er meer budget en tijd vrijkomt voor uw maatschappelijke missie? Klik hier

Wilt u weten welke klanten Orchestra bedient naast Stichting Duivenvoorde? Klik hier